Politique de protection des renseignements personnels

Mon dossier solaire est une initiative de VR en Électrique. Ce document dit quels renseignements le site recueille, pourquoi, où ils vivent, combien de temps, et ce que vous pouvez exiger. Il tient lieu de politique exigée par la Loi 25 pour les entreprises du Québec.

La personne responsable

La Loi 25 exige qu’une personne soit nommément responsable de la protection des renseignements personnels. Pour Mon dossier solaire, c’est Éric Rousseau.

Éric Rousseau
Responsable de la protection des renseignements personnels
Mon dossier solaire, une initiative de VR en Électrique
confidentialite@mondossiersolaire.ca

Toute question sur ce document, toute demande d’accès, de correction, de suppression ou de portabilité passe par cette adresse. Une réponse vous parvient dans les trente jours, comme la loi l’exige.

Si la réponse ne vous satisfait pas, ou si le délai passe sans réponse, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Ce que le site recueille

Quand vous ouvrez un compte, le site conserve votre adresse courriel. C’est tout ce qu’il faut pour se connecter, parce qu’il n’y a pas de mot de passe. Un code à six chiffres vous est envoyé, et seule une empreinte de ce code est gardée, jamais le code lui-même.

Quand vous complétez votre profil, s’ajoutent votre nom, votre numéro de téléphone, votre ville et votre code postal.

Quand vous ouvrez un dossier, s’ajoutent l’adresse des travaux, le type de toiture, la puissance visée et l’échéancier. Les pièces que vous déposez au fil des neuf étapes en font partie. Ça peut comprendre votre facture d’Hydro-Québec, des photos de votre toit et de votre façade, votre permis municipal, le formulaire d’auto-producteur, le schéma unifilaire et le rapport de conformité de votre maître électricien.

Quand vous demandez des soumissions, votre nom, votre adresse et vos coordonnées sont transmis au fournisseur seulement après que vous l’ayez retenu. Avant ça, il ne voit que votre ville, le type de toiture, la puissance visée, votre échéancier et les photos du toit. Les fournisseurs sollicités ne se voient pas entre eux.

Le site conserve aussi des traces techniques. L’adresse IP au moment d’une demande de code, pour limiter les abus. Un journal des courriels envoyés, avec leur état. Un journal des modifications faites aux fiches d’entreprise. La date de votre dernière visite.

Pourquoi

Vous connecter sans mot de passe. Suivre votre dossier de subvention et savoir quelle pièce manque. Transmettre vos demandes aux fournisseurs que vous choisissez. Vous prévenir quand quelque chose bouge. Facturer les abonnements des entreprises inscrites. Repérer les abus.

Ce qui n’est jamais vendu, et ce qui circule quand même

Vos renseignements ne sont vendus à personne. Ni à un courtier de données, ni à un annonceur, ni à un fournisseur qui voudrait acheter une liste de gens intéressés par le solaire. Ça ne s’achète pas ici, à aucun prix.

Il y a une chose qu’ils font quand même, et c’est le service lui-même. Quand vous demandez des soumissions, vos renseignements sont transmis aux fournisseurs que vous avez choisis, un par un, parce que c’est la seule façon qu’ils puissent vous répondre. Vous décidez lesquels. Vous décidez quand. Et tant que vous n’en avez retenu aucun, ils ne voient que votre ville, le type de toiture, la puissance visée, votre échéancier et les photos du toit.

Un fournisseur qui reçoit votre demande ne peut s’en servir que pour vous faire une offre. Il ne peut ni la revendre, ni la verser à une liste d’envoi, ni s’en servir pour autre chose. Les conditions d’utilisation le lui imposent, et un manquement lui coûte son inscription.

Aucune publicité n’est affichée sur le site. Aucune décision vous concernant n’est prise automatiquement.

Qui voit quoi

C’est le cœur du fonctionnement, alors voici le détail.

Votre installateur et votre maître électricien ne voient que les pièces dont leur rôle a besoin. Chaque document du dossier porte la liste des rôles autorisés à le lire, et cette liste est appliquée à chaque demande, pas seulement à l’affichage.

Un fournisseur sollicité ne voit vos coordonnées complètes qu’une fois que vous l’avez retenu.

Les pièces sensibles ne sont jamais servies par une adresse publique. Elles passent par un contrôleur qui vérifie qui demande quoi.

Où les données vivent

Les serveurs et la base de données sont chez Amazon Web Services, dans la région du Canada central, à Montréal. Les documents que vous déposez sont dans un espace de stockage privé de la même région, jamais accessible directement par le web.

Deux services traitent des renseignements hors du Québec.

Cloudflare fait passer le trafic du site et voit donc les adresses IP des visiteurs.

Resend expédie les courriels du site, dont vos codes de connexion. Votre adresse courriel et le contenu du message transitent par leurs serveurs, situés aux États-Unis.

La Loi 25 exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer des renseignements personnels hors Québec. Cette évaluation est en cours pour ces deux services.

Combien de temps

Un code de connexion expire après quinze minutes et ne sert qu’une fois.

Votre dossier et ses pièces restent tant que vous en avez besoin. Vous pouvez demander la suppression à tout moment, et elle est faite dans les trente jours.

Le journal des courriels et le journal des modifications sont conservés douze mois, pour pouvoir expliquer ce qui s’est passé si quelque chose cloche.

Les renseignements liés à une facturation sont conservés selon les délais fiscaux applicables.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter les renseignements que le site détient sur vous.

Vous pouvez en exiger la correction s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques.

Vous pouvez retirer votre consentement et faire supprimer votre dossier.

Vous pouvez demander que vos renseignements vous soient remis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou transmis à quelqu’un d’autre.

Vous pouvez demander qu’un renseignement cesse d’être diffusé ou qu’un hyperlien cesse d’y mener.

Toutes ces demandes passent par confidentialite@mondossiersolaire.ca.

Les témoins

Le site dépose un témoin de session, nécessaire pour vous garder connecté, et un jeton contre la falsification de requêtes. Les deux sont indispensables au fonctionnement et ne servent à rien d’autre.

Aucun témoin publicitaire. Aucun traceur tiers. Aucune mesure d’audience externe.

Les incidents

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information sont avisées sans délai. Un registre des incidents est tenu, comme la loi l’exige.

Les modifications

Cette politique change quand les pratiques changent. La date d’entrée en vigueur apparaît en haut de la page. Les modifications importantes sont annoncées aux personnes ayant un compte.